RPA

O que é Automação de Processos Robóticos (RPA)?

Bots estão lidando com o trabalho tedioso e de back-office que os humanos não querem fazer.

Imagem: Shutterstock

A automação de processos robóticos (RPA) é o uso de software especializado (ou “bots”) para automatizar tarefas repetitivas normalmente, realizadas por humanos, como atualizar planilhas, transferir arquivos e preencher formulários. o RPA simplifica as tarefas. O objetivo é ajudar as empresas a ficarem mais suaves, trabalharem mais rapidamente e cometerem menos erros.

Os bots RPA se encaixam facilmente nos fluxos de trabalho existentes porque podem imitar ações humanas em diferentes aplicativos e programas. E eles lidam com tarefas que preferimos não fazer a nós mesmos, reduzindo o esgotamento dos funcionários e outras consequências negativas que muitas vezes vêm com o trabalho mundano. “Pense nisso como o trabalho de terceirização”, “Ele pode clicar aqui, digitar informações lá, ler o que está escrito lá e juntar tudo isso.”

Como funciona o RPA?

Os bots RPA são criados com software que lhes permite seguir um conjunto de instruções para concluir tarefas simples e repetitivas usando dados estruturados. Eles são programados para imitar as ações humanas necessárias para realizar este trabalho, como clicar em botões, arrastar arquivos e copiar e colar informações.

Uma vez que eles aprendem, os bots podem fazer essas coisas automaticamente, e muitas vezes muito mais rápido e com mais precisão do que os humanos. Depois que os bots RPA são desenvolvidos, eles são integrados em uma infraestrutura ou fluxo de trabalho de TI existente, o que envolve conectá-los aos vários sistemas, bancos de dados e aplicativos com os quais eles precisarão interagir para fazer seu trabalho.

Em seguida, eles são colocados para trabalhar, executando as tarefas que foram programados para fazer de acordo com instruções predefinidas. No futuro, os sistemas RPA são monitorados de perto para garantir que os bots estejam funcionando como esperado.

Quaisquer problemas ou erros que surjam são sinalizados para intervenção humana. E os bots são atualizados ou modificados regularmente à medida que os processos de negócios evoluem.

Atendido vs. RPA desacompanhado

Em geral, existem duas formas principais de automação de processos robóticos:

o RPA atendido e o RPA desacompanhado.

Atendimento RPA

A automação participativa envolve a supervisão e a interação humanas, onde os bots precisam ser acionados manualmente para concluir suas tarefas. Com o RPA frequentado, os bots trabalham ao lado dos funcionários, assim como assistentes pessoais. Eles automatizam tarefas do dia-a-dia, como entrada de dados, aumentando a produtividade humana.

Mas eles devem completar cada trabalho completamente antes que um usuário os mova para outra atividade.

RPA desacompanhado

O RPA desacompanhado opera por conta própria e não requer supervisão ou intervenção humana para iniciar um processo de automação. “Não há uma pessoa real sentada lá, observando ou guiando ou co-pilotando o bot”.

Em vez disso, esses bots executam tarefas em segundo plano e geralmente são acionados por eventos específicos, como um horário agendado, uma alteração em um banco de dados ou quando um novo arquivo é detectado.

Casos de uso RPA

Os bots RPA são usados para automatizar as tarefas repetitivas de back-office de praticamente todos os setores. Praticamente qualquer processo de alto volume e orientado por regras pode ser tratado pelo RPA.

Bancário

No setor bancário, a automação de processos robóticos é usada para combinar transações em várias contas em tempo real para identificar discrepâncias e sinalizar atividades suspeitas.

Também é usado para automatizar a verificação de documentos, verificação de crédito e processo de aprovação de pedidos de empréstimo ou cartão de crédito.

Como uma das indústrias mais regulamentadas do mundo, as instituições financeiras também usam o RPA para permanecer em conformidade com a lei.

Por exemplo, os bots podem coletar automaticamente dados de fontes diferentes, incluindo sites do governo e órgãos federais, e inserir essas informações no sistema interno de um banco para garantir que ele permaneça dentro das diretrizes.

Cuidados de saúde

No setor de saúde, a automação de processos é usada para agendar automaticamente consultas, enviar lembretes e atualizar informações em sistemas eletrônicos de registro de saúde.

Também é usado para amalgamar os vários custos de testes, medicamentos, procedimentos e consultas em um projeto de lei, que é então compartilhado com pacientes e submetido a companhias de seguros.

Do lado do provedor, o RPA é usado para atualizar os registros dos pacientes e transferir dados entre os sistemas, ajudando a garantir a precisão e a integridade dos dados, o que poderia salvar vidas.

Você sabe quantas pessoas morrem a cada ano por causa de erros de digitação?

"Os robôs não fazem erros de digitação.”

Varejo e E-commerce

O RPA pode ser usado pelos varejistas para rastrear os níveis de estoque das lojas, reordenar automaticamente os produtos quando o estoque é baixo e atualizar os registros de estoque em tempo real.

Ele também pode automatizar solicitações de pedidos, verificações de inventário e atualizações de status de pedidos em vários sistemas, acelerando os prazos de entrega.

O RPA também não é apenas útil no back-end, mas também facilita a vida dos clientes. Os bots são frequentemente usados para responder automaticamente a perguntas, agilizar o processo de devolução e reembolsos e escalar questões complexas para agentes humanos quando necessário.

Fabricação

A indústria manufatureira não é estranha à automação, com robôs industriais e cobots completando tarefas manuais repetitivas e perigosas nas fábricas.

Enquanto isso, os bots RPA são usados para automatizar as tarefas digitais, incluindo gerenciamento da cadeia de suprimentos, controle de qualidade e gerenciamento de armazém.

Os bots gerenciam pedidos, rastreiam remessas em tempo real e fornecem atualizações de status aos clientes, coordenam reservas de frete e outras logísticas e otimizam as operações da cadeia de suprimentos.

Eles também são usados para automatizar verificações de qualidade dos produtos e monitorar o desempenho do próprio equipamento de fabricação, alertando as equipes de manutenção de quaisquer possíveis problemas e acionando quaisquer etapas corretivas apropriadas.

Recursos Humanos

Enquanto novos funcionários estão a bordo, os bots RPA podem configurar contas, coletar documentos e enviar tarefas de treinamento conforme necessário, bem como desativar todas as contas durante o offboarding.

Eles também podem ajudar na coleta de dados do quadro de horários, informações de benefícios e muito mais para calcular os valores da folha de pagamento e enviar automaticamente depósitos diretos aos funcionários. Em geral, os recursos humanos são um espaço pesado em dados.

As empresas têm que manter registros sobre todos os funcionários em relação ao seu salário, desempenho, seguro e impostos. A RPA ajuda as equipes de RH a gerenciar todas essas informações, reduzindo erros e dando-lhes mais tempo para lidar com as partes mais “humanas” dos recursos humanos, como engajamento dos funcionários e desenvolvimento de talentos.

Os benefícios do RPA

Mais consistente

Os seres humanos nem sempre executam tarefas perfeitamente, especialmente se essas tarefas são repetitivas ou exigem muita atenção aos detalhes. Eles mal clicam, erram escrita, esquecem. Não é o caso do RPA. Os bots seguem regras predefinidas de forma consistente, sem se desviar ou ficar cansado, de modo que as tarefas são executadas com mais precisão e confiabilidade.

Economiza tempo e dinheiro

Os bots RPA podem executar tarefas repetitivas muito mais rápido do que um humano jamais poderia, reduzindo a quantidade de dinheiro necessária para concluir esse trabalho. De fato, os bots são “drasticamente mais baratos” do que os funcionários humanos, o que permite que as empresas economizem nos custos trabalhistas.

Auditable (alvo)

Os bots RPA aderem a regras predefinidas para lidar com tarefas simples, facilitando a auditoria e revisão de seu trabalho a qualquer momento. Isso torna o RPA uma opção de automação muito mais segura do que a inteligência artificial, particularmente em setores altamente regulamentados. A IA alucina e toma decisões que até mesmo os especialistas não podem explicar completamente.

“A IA pode ser uma caixa preta que pode ser um pesadelo de conformidade”, “Especialmente em indústrias mais regulamentadas, se você puder fazer isso com regras simples, nove vezes em 10 [RPA] será sua melhor aposta.”

Funcionários mais produtivos (e satisfeitos)

Estima-se que um bot que trabalha 24 horas por dia pode fazer o trabalho de até 10 funcionários humanos em tempo integral. E ao automatizar tarefas mundanas e tediosas, a RPA dá aos funcionários mais tempo para se concentrarem no trabalho que requer pensamento estratégico.

As Desvantagens do RPA Dependente em Dados Estruturados

O RPA é mais eficaz quando se trabalha com dados estruturados, ou dados que foram rotulados e organizados com precisão. Significa que as empresas precisam trabalhar no back-end para garantir que seus dados sejam formatados de uma maneira que um bot possa entender.

Por vezes, o tempo e os recursos necessários para realizar isso “podem superar” os benefícios que um sistema RPA pode fornecer...

Não é adaptável

Os bots RPA são programados para executar tarefas específicas dentro de parâmetros predefinidos, tornando-os incapazes de se adaptar às mudanças de circunstâncias para lidar com tarefas fora de seu escopo. “Ao contrário de um humano, se um bot olhar e não vir o arquivo que espera, ele simplesmente vai desistir”

“Não é tão inteligente quanto uma pessoa, ou tão resiliente.”

Capacidades limitadas

Embora o RPA seja ótimo em automatizar tarefas simples e baseadas em regras, suas capacidades param por aí.

“Os sistemas de PPA fazem o que lhes é dito e é isso”.

Ao contrário da inteligência artificial, os bots não podem ser criativos ou aprender coisas novas.

Difícil de escalar e atualizar

Conforme as empresas adicionam mais bots para executar mais tarefas, elas correm o risco de criar uma rede de software díspare de forma desafiadora que pode ser difícil de gerenciar e dimensionar em nível corporativo.

“Você está apenas criando uma pilha de coisas que você tem que limpar da próxima vez que quiser atualizar” de certa forma, derrotando todo o propósito da automação para começar.

RPA vs. AI

Embora ambos estejam acostumados a automatizar operações de negócios, a automação de processos robóticos e a inteligência artificial não são a mesma coisa.

Cada um serve a propósitos diferentes e opera de maneiras distintas. A IA simula a inteligência humana, permitindo que as máquinas resolvam problemas, façam previsões e executem outras tarefas complexas.

Abrange subcampos como aprendizado de máquina, processamento de linguagem natural e IA generativa – todos os quais ajudam os computadores a aprender continuamente com dados, reconhecer padrões e até entender a linguagem.

O RPA, por sua vez, automatiza tarefas rotineiras e programáticas, imitando ações humanas com bots. O RPA usa dados estruturados e regras passo a passo para concluir tarefas simples com velocidade e precisão, enquanto a IA usa dados não estruturados para desenvolver sua própria lógica e realizar a tomada de decisão e análise complexas.

“Eu penso na IA como o cérebro. RPA é a mão no teclado.” “Pensei na IA como o cérebro. Pode descobrir decisões complexas, pode olhar para grandes conjuntos de dados e extrair insights”.

“RPA é a mão no teclado” que realmente faz as coisas. Ainda assim, a RPA e a IA são “bastante complementares” uma à outra. A integração da inteligência artificial nos sistemas RPA pode aprimorar suas capacidades por meio da automação inteligente, permitindo que as empresas automatizem processos mais complexos e obtenham insights mais profundos de seus dados.

Por exemplo, uma empresa poderia usar bots RPA para inserir dados de vendas de um arquivo do Excel em um algoritmo de aprendizado de máquina, o que poderia prever como serão os próximos três trimestres fiscais de vendas.

Ou um varejista pode usar bots para automatizar tarefas de gerenciamento de inventário, como processar pedidos e atualizar os preços dos produtos, enquanto um chatbot de IA em seu site responde às consultas dos clientes e fornece recomendações e atualizações de produtos em tempo real.

O RPA substituirá os seres humanos?

Uma das maiores preocupações com o RPA é o seu potencial de perda generalizada de empregos. De fato, desde 2000, a automação eliminou cerca de milhões de empregos na indústria. E muitos correm o risco de se tornarem obsoletos agora que os bots podem lidar com o trabalho por conta própria.

Mas muitos especialistas do setor insistem que um futuro automatizado não será um futuro desempregado.

O RPA é projetado principalmente para simplificar tarefas repetitivas baseadas em regras, permitindo que os funcionários se concentrem em um trabalho mais estratégico ou complicado que não pode ser replicado por um bot.

Além disso, a tecnologia de automação está pronta para criar milhões de novas funções. Em última análise, o futuro do RPA provavelmente será aquele em que bots e humanos trabalham juntos para ajudar as empresas a funcionar de forma mais eficiente. E os funcionários devem se preparar e se adaptar da melhor maneira possível.