Excel - Como organizar bases de dados no Excel

Como organizar bases de dados no Excel

O que é uma base de dados?

Uma base de dados no Excel é um conjunto estruturado de informações utilizadas para diversas finalidades empresariais, acadêmicas ou pessoais. Entretanto, muitos usuários enfrentam dificuldades na importação, estruturação e manipulação desses dados.

Introdução:

O Microsoft Excel é uma das ferramentas mais utilizadas para gerenciar dados no mundo. Seja para controle financeiro, projetos ou análises, organizar bases de dados de maneira eficiente é essencial para garantir produtividade e minimizar erros. Este guia detalha as melhores práticas, ferramentas e técnicas para estruturar e manter bases de dados organizadas no Excel.

Por que organizar bases de dados no Excel?

Uma base de dados bem organizada economiza tempo, reduz erros e melhora a análise de informações. Segundo "Excel 2019 Bible" (Alexander, 2018), bases estruturadas facilitam a tomada de decisões estratégicas. Dados desorganizados geram confusão, retrabalho e podem comprometer a integridade das informações.

Benefícios da Organização:

 - Rapidez: Localiza informações com facilidade.

- Precisão: Reduz erros de entrada e manipulação.

- Escalabilidade: Adapta-se ao crescimento das necessidades.

- Colaboração: Permite que equipes trabalhem de forma integrada.

 - Automação: Facilita o uso de macros e scripts.

Exemplos Práticos:

1. Controle de estoque: Separar produtos por código, nome e quantidade facilita a gestão.
2. Lista de clientes: Organização por região e dados de contato melhora campanhas de marketing.
3. Acompanhamento financeiro: Registros bem estruturados permitem análises de gastos mais eficientes.

Preparando o ambiente no Excel:

Antes de estruturar os dados, é fundamental configurar corretamente o Excel para otimizar o uso.

Configurações Iniciais

     - Nomeie a planilha de forma clara, como "Base_Clientes_2025".

     - Ajuste a largura das colunas para melhorar a visualização.

      - Fixe títulos (guia "Exibir") para manter cabeçalhos visíveis ao rolar.

      - Use a formatação adequada para datas, números e textos.

Uso de Tabelas:

Transforme os dados em tabelas (atalho Ctrl + T). Isso ativa filtros automáticos e facilita atualizações. Utilize a guia "Design" para nomear a tabela, como: "Tabela de vendas”. O uso de tabelas melhora a eficiência na manipulação de dados.

Planilhas Complementares:

Crie separações lógicas dentro da pasta de trabalho:

   - "Dados": Onde os dados brutos são armazenados.

    - "Análise": Para relatórios e resumos.

- "Configurações": Parâmetros fixos, como listas suspensas para validação de dados.

Melhores práticas para Estruturação:

Uma base bem estruturada segue algumas regras fundamentais:

    - Cabeçalhos claros: Utilize nomes como "Nome", "Data", "Valor".

    - Evite células mescladas: Isso dificulta filtros e fórmulas.

    - Padronize formatos: Utilize datas no formato "DD/MM/AAAA".

    - Evite abreviações confusas: Prefira "Quantidade" a "Qtd".

    - Use códigos únicos: IDs como "C001" facilitam identificação.

Exemplo de Estruturação:

Para um controle de vendas, utilize colunas como:

    - "ID"

    - "Produto"

    - "Quantidade"

    - "Preço"

    - "Data da Venda"

Cada linha representa uma venda individual, facilitando buscas e cálculos.

Ferramentas Avançadas do Excel

O Excel oferece recursos poderosos para aprimorar a gestão de bases de dados.

Filtros e Classificação

Utilize os filtros para segmentar os dados rapidamente. A opção "Classificar" permite organizar informações por ordem alfabética ou numérica.

Validação de Dados

Na guia "Dados", utilize "Validação de Dados" para restringir entradas. Exemplo: permitir apenas números na coluna "Quantidade".

Fórmulas Essenciais:

       - PROCV/XLOOKUP: Busca valores em outra tabela.

       - SOMASE: Soma valores com base em critérios.

       - CONT.SE: Conta registros que atendem a uma condição.

- ÍNDICE + CORRESP: Alternativa mais eficiente ao PROCV para buscas dinâmicas.

- SEERRO: Evita exibição de erros em cálculos.

Exemplo de PROCV:

Como agrupar dados?

Se você tiver uma lista de dados que deseja agrupar e resumir, poderá criar um esboço de até oito níveis.

Cada nível interno, representado por um número mais alto nos símbolos de estrutura de tópicos, exibe área de detalhes do nível externo precedente, representado por um número mais baixo nos símbolos da estrutura de tópicos.

Use uma estrutura de tópicos para exibir rapidamente linhas ou colunas de resumo, ou para revelar dados de detalhe de cada grupo.

Você pode criar uma estrutura de tópicos de linhas, uma estrutura de tópicos de colunas ou uma estrutura de tópicos tanto de linhas como de colunas.

O que é o tratamento de uma base de dados?

Ao importar dados, é possível que você se depare com um problema. O que acontece é que, muitas das vezes, a obtenção dessa base de dados ocorre sem formato. Ou seja, os dados ficam todos juntos, isso acaba dificultando a análise deles.

Como solução para isso, nós temos o tratamento dessa base, que é a formatação desses dados de forma a organizar e deixá-los mais apresentáveis para que possam ser utilizados.

Quando usar o banco de dados no Excel?

Normalmente, quando exportamos alguns dados de outros programas ou plataformas, eles acabam sendo importados sem formato e desorganizados.

São nesses momentos que o tratamento de dados será utilizado, ou seja, os dados serão organizados para que o usuário final possa fazer uma análise mais eficiente.

Com isso, também é possível criar gráficos, dashboards, entre outras atividades.

Como Consolidar:

Se você receber informações em várias planilhas ou pastas de trabalho que deseja resumir, o comando “Consolidar” poderá ajudá-lo a reunir dados em uma planilha.

Por exemplo, se você tiver uma planilha de números de despesas de cada um de seus escritórios regionais, poderá usar uma consolidação para rolar esses números em uma planilha de despesas corporativas. Essa planilha pode conter totais e médias de vendas, níveis de inventário atuais e produtos mais vendidos para toda a empresa.

Para decidir qual tipo de consolidação usar, examine as planilhas que você está combinando. Se as planilhas tiverem dados em posições inconsistentes, mesmo que os rótulos de linha e coluna não sejam idênticos, consolide-se por posição.

Se as planilhas usarem os mesmos rótulos de linha e coluna para suas categorias, mesmo que os dados não estejam em posições consistentes, consolide-se por categoria. 

Combinar por posição

Para que a consolidação por posição funcione, o intervalo de dados em cada folha de origem deve estar em formato de lista, sem linhas em branco ou colunas em branco na lista.

1. Abra cada planilha de origem e verifique se seus dados estão na mesma posição em cada planilha.
2. Em sua folha de destino, selecione a célula superior esquerda da área em que deseja que os dados consolidados apareçam.

Observação: Certifique-se de deixar células suficientes para a direita e para baixo para seus dados consolidados.

1. Acesse Dados > Consolidar.

1. Na caixa Função, selecione a função que você deseja que o Excel use para consolidar os dados.
2. Em cada folha de origem, selecione seus dados.

O caminho do arquivo é inserido em Todas as referências.

1. Quando você tiver adicionado os dados de cada planilha de origem e pasta de trabalho, selecione OK.

Combinar por categoria:

Para que a consolidação por categoria funcione, o intervalo de dados em cada folha de origem deve estar no formato de lista, sem linhas em branco ou colunas em branco na lista. Além disso, as categorias devem ser rotuladas consistentemente.

Por exemplo, se uma coluna for rotulada como Avg. e outra é rotulada como Média, o comando “Consolidar” não somará as duas colunas juntas.

1. Abra cada planilha de origem.
2. Em sua folha de destino, selecione a célula superior esquerda da área em que deseja que os dados consolidados apareçam.

Observação: Certifique-se de deixar células suficientes para a direita e para baixo para seus dados consolidados.

1. Acesse Dados > Consolidar.

1. Na caixa Função, selecione a função que você deseja que o Excel use para consolidar os dados.
2. Para indicar onde os rótulos estão localizados nos intervalos de origem, selecione as caixas marcar em Usar rótulos em: a linha Superior, a coluna Esquerda ou ambas.
3. Em cada folha de origem, selecione seus dados. Certifique-se de incluir as informações da linha superior ou da coluna esquerda que você selecionou anteriormente.

O caminho do arquivo é inserido em Todas as referências.

1. Quando você tiver adicionado os dados de cada planilha de origem e pasta de trabalho, selecione OK.

Observação: Todos os rótulos que não correspondem a rótulos nas outras áreas de origem causam linhas ou colunas separadas na consolidação.

Resumo: Como Tratar uma Base de Dados no Excel

É importante ter uma estrutura de Dados. Use cabeçalhos claros, evite células mescladas e padronize os formatos. Utilize tabelas para facilitar a organização e a análise.

Remova Duplicatas e Erros: Acesse "Dados" > "Remover Duplicatas" e use "SEERRO" para evitar problemas em fórmulas.

Aplique Validação de Dados: Restrinja entradas com "Validação de Dados" para garantir qualidade e evitar erros de digitação.

Uso de fórmulas para análises: Utilize funções como PROCV/XLOOKUP, SOMASE e CONT.SE para buscas e cálculos rápidos.

Automatize processos: Crie macros para formatações automáticas, geração de relatórios e atualização de tabelas dinâmicas.

Atualize e proteja a base: Faça revisões periódicas, proteja com senha e use backups na nuvem para evitar perdas de dados.

Tabelas Dinâmicas:

As tabelas dinâmicas permitem análises detalhadas sem alterar os dados originais. Exemplo: somar vendas por mês automaticamente.

Manutenção e Atualização da Base:

Uma base bem estruturada precisa de manutenção contínua para garantir a qualidade dos dados.

Rotina de Atualização:

      - Revise a base periodicamente (diária, semanal ou mensalmente).

- Remova duplicatas usando "Remover Duplicatas" na guia "Dados".

- Adicione novas informações corretamente, garantindo que os padrões sejam mantidos.

Backup e Segurança

        - Salve versões periódicas da base, como "Base_Vendas_Mar2025".

        - Use a nuvem (OneDrive ou Google Drive) para evitar perdas.

        - Proteja a planilha com senha (guia "Revisão") para restringir edições não autorizadas.

Automação com Macros

Para bases grandes, automatizar tarefas pode economizar tempo. Utilize macros para:

         - Formatar novas linhas automaticamente.

         - Remover linhas em branco.

         - Gerar relatórios com um clique.

         - Atualizar tabelas dinâmicas automaticamente.

Alguns truques no Excel para organizar melhor seus dados em planilhas:

Aproveite as abas da planilha:

Um dos recursos mais úteis do Excel é a possibilidade de criar diferentes abas. Com ele, o usuário consegue trabalhar em planilhas "distintas", mas reunidas em um único arquivo.

A função pode ser útil para organizar e separar as informações do seu documento como achar melhor — dados de janeiro, por exemplo, podem estar em uma aba e os de fevereiro podem estar em outra.

Para inserir abas em sua planilha do Excel, toque no botão "+" e renomeie conforme desejado.

Use a formatação condicional:

A formatação condicional é um recurso simples e que pode aumentar a produtividade de suas planilhas no Excel. Como o nome sugere, a função permite aplicar uma formatação visual em suas células automaticamente a partir de algumas regras pré-definidas. É possível, por exemplo, configurar para que uma célula fique vermelha caso você escreva "Recusado", e fique verde caso digite "Aprovado". O recurso auxilia a identificar padrões e tendências e a analisar sua planilha de forma mais produtiva.

A função também pode servir para destacar valores maiores ou menores, enfatizar erros e ressaltar dados importantes. Para inserir uma formatação condicional, um dos possíveis caminhos é selecionar as células que você deseja aplicar a formatação, clicar no guia "Página Inicial" e escolher "Formatação condicional". Depois, basta informar as regras desejadas.