Produtividade & Gestão do Tempo

Alguém aí já sentiu que seu dia termina e você não fez nada de produtivo? E que ficou muito tempo navegando pelas redes sociais ou então procrastinou e decidiu que ia limpar a casa (outra vez) em vez de cumprir seus objetivos do dia?

É... infelizmente tem dias que nós não estamos muito focados.

Há um tempo eu participei de um curso sobre Produtividade e Gestão do Tempo, pela Conquer, e achei o conteúdo e as dicas bem legais, então decidi compartilhar um resuminho aqui 😃. Espero que o conteúdo ajude no seu dia a dia para que você mantenha o foco e disciplina necessários para realizar seus objetivos. 😉

Bom, mas para que serve a produtividade?

• Organização e priorização (qual o nível de importância de cada tarefa, qual o prazo e qual o impacto dela para a sua vida?);
• Gestão de interrupções (o que fazer quando você recebe ligação fora de hora ou alguém toca a campainha da sua casa ou várias outras coisas?);
• Definição de objetivos (para conseguir aquele job em programação ou juntar dinheiro para viajar, por exemplo);
• Hábitos e disciplina (como melhorar isso?);
• Gestão da procrastinação (vai limpar a casa pela milésima vez, de novo? 👀).

Antes de seguirmos para as dicas, tenho que falar sobre algo muito importante e que pode influenciar no andamento de todo seu processo: SEU BEM-ESTAR!

E para isso, vamos aos 3 pilares do bem-estar:

(Tente mantê-los o mais equilibrado possível)

• BIO (é a sua energia física):

--Você obtém por meio da: alimentação, sono e exercícios físicos;

--Você perde por meio de: compulsões, vícios e doenças;

• PSICO (é a sua energia mental):

--Você obtém por meio de: estudos, segurança e estabilidade financeira;

--Você perde por meio de: futilidade, estresse/ansiedade e medo;

• SOCIAL (é a sua energia emocional):

--Você obtém por meio da: família, amigos e lazer;

--Você perde por meio de: isolamento, sentimento de rejeição e relações tóxicas;

E agora, vamos para as DICAS \o/:

Colete informações o tempo todo e anote tudo!

ATENÇÃO: se a tarefa demorar menos de 2 minutos para ser feita, faça na hora!

Dicas para anotar as informações:

• Comece com um verbo;
• Colete detalhes, nomes, etc;
• Executou? Já anote o próximo passo a ser feito;
• Anote pedidos e acompanhamentos de pedidos de forma mais detalhada.

Lembre-se: Quem? Quando? Onde? O que?

Priorizando suas tarefas

Aqui podemos usar a Matriz de Eisenhower para organizar nossas tarefas através de uma sequência lógica. Calma, é bem simples e com o tempo isso vai ficar automático na sua cabeça:

1º Quadrante: você pode ser prejudicado se não fizer as tarefas dali. Ex.: crises, reuniões para tomada de decisão, projetos com data marcada, etc.

2º Quadrante: decida quando fazer, mas faça. São tarefas importantes para seus objetivos de curto, médio ou longo prazo. Ex.: prevenção/médico, recreação, planejamento/projetos, desenvolvimento de relacionamentos, etc.

3º Quadrante: faça no menor tempo possível (nada de perfeccionismo aqui) ou delegue. Ex.: interrupções, telefonemas, notificações/emails, correspondência, pedidos de projetos que não tem nada a ver contigo, etc.

4º Quadrante: elimine essas tarefas da sua vida! Ex.: banalidades, pequenas tarefas, mensagens de piadas da tia 🙃, perda de tempo, etc.

SUA MATRIZ TEM QUE TER PELO MENOS 50% DA SUA AGENDA CLASSIFICADA NO QUADRANTE 2!

Gestão de interrupões

E como lidar com distrações?

• Limite sua disponibilidade (combine horários);
• Dê meios de comunicações menos acessíveis (falar por e-mail por exemplo);
• Avise com antecedência que vai precisar se concentrar/estudar;
• Mude o status do canal de comunicação geral que você usa (ausente/ocupado);
• Limite seu tempo ("ok, tenho 5 minutos");
• Levante-se na hora da interrupção (a conversa acaba sendo mais rápida);
• Negocie prioridades e prazos para as tarefas e interrupções.

Definição de objetivos e planejamento

PDCA = Plan (planeje), Do (faça), Check (cheque) e Act (aja corretivamente/adapte)

Use a técninca SMART para definir seus objetivos:

• Specific (específico) - o que é aquilo para você?;
• Measurable (mensurável) - quantidade, datas, etc;
• Attainable (alcançável) - precisa ser algo desafiador, mas possível de ser feito;
• Relevant (relevante) - precisa ser altamente importante;
• Time-based (tempo definido) - tenha uma prazo de início e de término.

E depois, cada objetivo será desdobrado em projetos com seu devido plano de ação, utilizando a metodologia 5W2H abaixo:

• What? - o que será feito?;
• When? - quando será feito?;
• Where? - onde será feito?;
• Why? - por que será feito? (propósito);
• Who? - quem fará? (de preferência, coloque só um responsável);
• How much? - quanto custa?;
• How? - como será feito?

Coloque um status para seu projeto, faça revisões/checagens diárias e semanais.

Hábitos e disciplina

Saiba que hábitos podem ser mudados, você só precisa ser constante, não perfeito 😉. Escolha 1 hábito para começar, entenda o ciclo e planeje seu novo hábito:

1. Gatilho: é o que te faz levantar da cama para executar uma ação. Pode ser: lugar, horário, emoção, pessoa, deixar roupa/comida preparada, outro hábito, etc;
2. Rotina: é a ação em si;
3. Recompensa: é o que ganhamos por fazer a ação e é isso que fará a gente repeti-la. Pode ser: ducha depois dos exercícios físicos, ficar 40min. nas redes sociais depois de 4 ciclos de pomodoros, refeição especial, socializar-se, etc.

Entenda que para criarmos um novo hábito, é necessário diminuirmos a energia necessária, ou seja, facilitar a execução, para iniciar essa atividade (chamada Energia de Ativação). Já para abandornamos um hábito, é necessário aumentar a Energia de Ativação dessa atividade, ou seja, dificultar a execução.

Exemplos de Energias de Ativação: dormir com a janela aberta para a claridade te acordar, copo de água perto para beber mais água, roupa e tudo preparado para o dia seguinte, deixar o celular longe da cama, etc.

Lembre-se que a ação precede a motivação, então, desenvolva disciplina! Seja 1% melhor a cada dia!

"Pequenas e simples ações positivas, feitas consistentemente, criam grandes resultados!" - Jeff 0., retirada do Livro Slight Edge

Faça suas tarefas/hábitos com intenção de implementação, por exemplo:

"Quando eu acordar, eu vou trocar de roupa e ir para a academia".

Gestão da procrastinação

Procrastinar também é fazer escolhas erradas sobre suas prioridades. Movimento é diferente de ação produtiva!

Os 3Ps da procrastinação:

1. Pânico;
2. Propósito; *
3. Prazo.

1.Pânico: procrastinamos quando não temos clareza de algo e isso gera pânico. Nesse caso, comece pedindo ajuda, pesquise etc, mas não tenha medo de começar.

Quebre sua tarefa em tarefas menores e dê o MMP (Menor Passo Possível), pois o foco aqui é sair da inércia.

2.Propósito: é o mais importante e o que vai te fazer procrastinar caso ele não esteja claro e muito importante para você. Use a regra dos 5 porquês (5W2H) e relacione a atividade ao seu benefício de forma bem clara.

3.Prazo: quando não estabelecemos prazo para uma tarefa, nosso cérebro entende que podemos fazer aquilo na hora que quisermos, e então uma simples tarefa que poderia ser feito em 1 hora pode levar horas e horas para ser finalizada, ou nem começada.

Identifique o tipo de procrastinador que você é:

(Eu sou do tipo evitadores 😅, aproveitem e coloquem nos comentários, também quero saber o de vocês 😄)

1. Caçadores de emoção - deixa tudo para última hora;
2. Evitadores - se subestimam, tem medo do fracasso e reprovação;
3. Indecisos - não sabem o que escolher / ou o que fazer primeiro e quando vê o tempo já passou;
4. Impulsivos - tem baixo autocontrole e disciplina;
5. Perfeccionistas - não termina as tarefas enquanto não estiverem perfeitas.

1.Para os caçadores de emoção, algumas opções para evitar a procrastinação são: mentalizar o pior cenário que pode acontecer caso vocês deixem tudo para última hora, e combinar entregas parciais da tarefa;

2.Para os evitadores, algumas opções para evitar a procrastinação são: desenvolva um mindset de aprendizagem e procurem um mentor;

3.Para os indecisos, algumas opções para evitar a procrastinação são: procurar uma segunda opnião e fazer uma matriz de perdas e ganhos ("O que você ganha se fizer? E se não fizer?);

4.Para os impulsivos, algumas opções para evitar a procrastinação são: eliminar as distrações e usar técnicas para manter o foco (veja opções no tópico *bônus mais abaixo);

5.Para os perfeccionistas, algumas opções para evitar a procrastinação são: negociar prioridades e aprender a dizer não, e você também pode apresentar um MVP (Menor Produto Viável) da tarefa/projeto e coletar feedbacks.

E quando a motivação não vem?

Nesse caso, dê o MPP (Menor Passo Possível) pois o importante aqui é sair da inércia, e faça tudo com intenção (estabeleça quando, onde e o que): "Quando eu acordar, eu vou trocar de roupa e ir para a academia".

*Bônus - Técnicas para Manter o Foco:

• Praticar Mindfullness (atenção plena);
• Técnica Pomodoro - 4 ciclos de 25 min. com foco total na tarefa e com intervalos de 5 min. a cada ciclo. Depois de 4 ciclos completos, 15 min. de descanso.

*Bônus 2 - Organização e Equilíbrio da Vida Pessoal e Profissional

"A bagunça física compromete a concentração e a habilidade de processar informações corretamente, pois o córtex visual fica sobrecarregado com imagens irrelevantes no campo de visão"

A desorganização é devido a várias pequenas tarefas que deixamos para depois. Então, aqui estão algumas técnicas de organização:

• A simplicidade se resume em: identificar o essencial e eliminar o resto! - primeiro jogue fora/doa/venda e depois organize;
• Lei dos 2 minutos - a tarefa leva menos de 2 minutos para ser feita? Faça! Não deixe as coisas no estado "usado", mas sim no estado "neutro";
• Preparar para depois - o que não é visto, não é lembrado! Por isso, adiante as coisas que você sabe que vai precisar para seu futuro próximo (roupas, etc);
• Coloque/classifique as coisas em caixinhas (grupos e subgrupos) - isso server para sua vida pessoal e profissional também, por exemplo, qual é o seu papel como mãe? Quais são as funções que você desempenha em relação aos seus filhos? Quais suas funções no seu trabalho? Divida tudo em caixinhas para se organizar e ter tudo claro.

Não esqueçam que manter o equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal também é muito importante, e é isso que vai contribuir para sua produtividade, concentração, foco, motivação e outros. Aqui vão 7 dicas:

• Reduza o que puder da sua carga de trabalho (o que você pode abrir mão, pelo menos temporariamente?);
• Cuide dos momentos que são só seu (o início do dia ou o tempinho antes de ir dormir);
• Entenda o propósito de uma dor temporária;
• Converse com outras pessoas sobre seus problemas para ajudar a ter outra perspectiva das coisas;
• Delegue o que puder, mesmo que temporariamente. E não tenha medo de pedir ajuda;
• Use a alimentação, exercícios físicos e o sono a seu favor. Opte por alimentos que vão trazer benefícios para seu corpo e tente manter horários fixos; pratique exercícios regularmente (encontre algo que você goste, chame alguém para te acompanhar, crie uma playlist e um horário fixo); e tenha uma rotina de sono (deixe o ambiente com menos luzes acesas, evite cafeína depois do almoço ou das 15h, evite fazer exercícios 2/3h antes de dormir, etc);
• Tenha um tempo de lazer/hobby. A felicidade é uma soma do seu prazer com seu propósito.

Lembrem-se: cansaço é um forte sinal de que precisamos descansar ou mudar algo em nossas vidas 😉.

E para finalizar, fiquem com duas frases do César Cielo que coletei durante a live bônus do curso:

"Quanto mais você faz um hábito, mais fácil ele fica e de controlá-lo também, e melhor você fica naquilo"

"Você vai alcançar seu objetivo quando a sua vontade de alcançar esse objetivo for tão grande quanto a sua vontade de respirar"

Obs.: gente, a parte de limpar a casa foi só um exemplo tá? kkk (Isso acontecia muito comigo quando estava na faculdade, talvez alguém também se identifique).

Obs.2: não esqueçam de cuidar da mente de vocês e o corpo em primeiro lugar. Cuidar do nosso templo também é ser produtivo (lembrem-se dos 3 pilares do bem-estar). Inclusive, vários estudos já mostraram que nossa produtividade, concentração, disposição e vários outros aspectos aumentam quando cuidamos da gente 😉.