Técnicas de Levantamento de Dados : Falando sobre Reuniões

Salve jovem padawan no artigo de hoje, vamos voltar no tempo e ver como eram as técnicas de levantamento de dados, refinamento, analise de requisito e validação, abordando mais precisamente o tópico de Reunião, como organiza-la, como participar e obter os melhores resultados.

Com o advento das técnicas agiles, algumas coisas mudaram, mas podemos utilizar as técnicas da época do tiozão, nas acaloradas reuniões de mainframe onde recolhíamos o máximo de informação em animadas reuniões, onde algumas duravam horas e parecia que estávamos discutindo o Tratado de Tordesilhas. Senta que lá vem história.

Como organizar uma reunião.

Existem alguns passos necessários para o sucesso de uma boa reunião, a organização é o mais importante, afinal a reunião é o facilitador para a resolução de problemas. Por isso prepare os apontamentos e siga a diga.

1)	Comece do simples, introduza o tema;
2)	Definir o escopo da reunião, afinal devemos solucionar problemas,
3)	Faça uma pauta de trabalho listando os itens presentes no escopo da reuniao,
4)	Agende o uso da sala com a secretaria se for presencial ou crie uma sala virtual nos aplicativos costumeiros;
5)	Faça uma lista dos participantes e envie os convites, solicitando confirmação de presença;
6)	Limite a quantidade de tópicos, reuniões muito longas não resultam e geram problemas, uma boa reunião não deve ultrapassar os 60 minutos;
7)	Evite conversas paralelas e mantenha o foco;
8)	Faça uma ata daquilo que foi discutido e acordado no decorrer da reunião;
9)	Reserve os equipamentos necessários com antecedência e teste o funcionamento do mesmo;
10)	Olho vivo na apresentação no dia anterior verifique se está tudo OK
11) Verifique se existe bloco de notas e canetas para todos os participantes; 
12)	Parece insano mas garanta que tem acesso ao wifi ou ponto de rede disponível na sala e teste antes da reunião acionando o técnico caso encontre anomalias;
13)	O ideal deixar um membro destinado para recolher os apontamentos.

Tópicos importantes

Respeite os horários marcados para início e termino, respeite as pessoas afinal todos temos obrigações a cumprir e o tempo vale ouro. Muito falatório e pouca atitude conciliatória nao levam nenhum navio a bom porto.

Lembre-se iniciar a reunião atrasado os participantes irão estar mal-humorados e chateados com o atraso, iniciando conversas paralelas e dispersando do foco, dificultando voltarem ao Tema da Pauta.

Terminar a reunião fora do horário gerara problemas com outros apontamentos, poderá causar atritos com outras equipes que necessitem usar a sala e dificultar o andamento do expediente.

Reuniões longas são improdutivas, pois fala-se muito e contradiz-se o inicialmente acordado e fica difícil conter os ânimos. Uma boa pratica e fazer reuniões em pé, assim os participantes limitam-se a pauta, evitando dispersão e conversas paralelas.

Atenção a Pauta

Envie a todos os participantes a pauta de trabalho, assim todos saberão de antemão o que acordar e ou acrescentar dados, caso seja uma reunião para retirar duvidas e acrescentar informações e requisitos, faça uma lista de questões e envie antecipadamente aos interessados.

Quando preparamos o tema de uma reunião normalmente queremos validar informações recebidas e também refinar o entendimento do tema, retirando ruídos ou maus interpretações, com isso o escopo fica bem definido

Prepare a apresentação

Em virtude das multimídias e videos altamente elaborados , os slides em acetato estão meio fora de moda, mas faça a apresentação em Power Point, ensaie e verifique as resoluções das imagens, o texto em busca de erros ortográficos e ensaie, nada de improvisação, controle os tempos de cada slide. Caso imprima um resumo atente-se a quantidade correta de participantes.

Evite conversas paralelas

Cuidado com a animação dos participantes ao falarem sobre temas fora de pauta, deixe para falar de temas aleatórios para a hora do café, seja cortes e educado para manter a pauta em andamentos.

Claro que o Palmeiras ganhando mais uma competição internacional e fazendo a alegria do tiozão, pode ser uma exceção a parte, mas nada de exageros e respeite os tempos e movimentos.

Evite distúrbios

Atenção aos celulares ligados e conversas em redes sociais, o respeito é importante e devemos respeitar os participantes, nada mais desagradável que um whatsapps sonoramente interrompendo o raciocínio. é um inferno aquele ou u ou 10 telefones tocando ou vibrando em cima da mesa.

Dica de ouro.

Cuidado com reuniões próximo a hora do almoço, afinal as barriguinhas agradecem, nada pior que barrigas roncando durante o decorrer da pauta e os participantes se acabando nos copos de agua.

Em reuniões presenciais no final de expediente lembre-se dos colegas que apanham ônibus fretado com hora marcada, o motorista nao espera, ou que tenham que buscar os filhos em creches e escolinhas, nao exista situação mais dolorosa de ver o pequenino com ara de abandono sozinho esperando os pais irem busca-lo.

Lembre-se o tempo vale ouro

Reforçando o tema: Atenção ao tempo, respeite o tempo das pessoas, mantenha o foco e siga a pauta dentro da janela de tempo agendado, caso sinta que o tempo será insuficiente, retire alguns pontos da pauta e reagende uma nova reunião.

Ata da Reunião

Para evitar desentendimentos e futuras reuniões improdutivas de caça a bruxa, faça uma ata com o resumo daquilo que foi tratado, com as conclusões chegadas e quais as ações a seguir. Envie para anuência de todos os presentes. Lembre-se nao saia agindo sem o aval, retrabalho consume muitas horas de trabalho e causam stress desnecessário, fuja da síndrome do Dr. Ivon Saf.

🚀 Deu ruim no levantamento de Requisitos: A Síndrome de Dr. Ivon SaF.

https://web.dio.me/articles/deu-ruim-no-levantamento-de-requisitos-a-sindrome-de-dr-ivon-saf

Conclusão

Caro padawan vivemos tempos de mudança, infelizmente com o Trabalho Remoto e a pandemia, necessitamos aprender novas técnicas de trabalho e adaptar as antigas, afinal com as salas virtuais e o metaverso, apenas trocamos o encontro físico pelo virtual, mas a problemática de lidar com pessoas continua igual e em alguns caso ate pior.

Espero ter ajudado ate o próximo artigo.

 Mais momento jabá, a triste sina do trabalhador chegando a São Paulo de ônibus fretado atravessando trânsitos e muitas surpresas pelo caminho enfrentando as Marginais e correndo contra o tempo, sempre atrasado perseguindo o coelho maluco, visite meu vídeo e veja para onde fui desta vez : https://www.youtube.com/watch?v=l36kTwltpsg

Bom curso a todos.

 https://www.linkedin.com/in/vagnerbellacosa/

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Pode me dar uma ajudinha no YouTube?

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