Kanban: o que é, como funciona, vantagens e como aplicar

Para uma boa gestão de projetos, o Kanban é essencial, pois possui uma abordagem simples, direta e eficiente para administrar as demandas.

Você com certeza você deve ter ouvido falar em sistema Kanban, certo?

É um assunto comum na parte de gestão de projetos.

Muito famoso, por não se limitar ao quadro branco pendurado nas salas e escritórios, o Kanban faz parte da estrutura de aplicativos de gestão populares ao redor do mundo.

Sua fama tem motivo: ele é extremamente simples de aplicar e traz resultados rápidos.

Por esse motivo, ao pesquisar métodos ágeis, quase sempre um dos primeiros métodos que você vai encontrar é o Kanban.

Ele tem como base técnicas que controlam e gerenciam os fluxos de produção nas empresas.

Com o objetivo de aumentar a produtividade e otimizar os processos, O Kanban pode transformar sua empresa.

Neste artigo você vai entender tudo sobre a metodologia Kanban. Vamos lá?

O que é o sistema Kanban?

Kanban é um método de controle e gerenciamento de estoque e fluxo de peças que utiliza cartões coloridos (post-its), também conhecido como gestão visual, por fazer o uso de cores como indicadores

O Kanban foi criado pela Toyota e, de forma resumida, é uma forma de gerenciar tarefas e ações necessárias através de um quadro visual.

O método já é utilizado há várias décadas aqui no Brasil, não apenas na indústria, mas também em qualquer negócio que queira atingir um nível de excelência em suas atividades.

A história do método Kanban

Se uma empresa possui muitos produtos armazenados em estoque, quer dizer que ela está acumulando produtos que deveriam estar no mercado, mas, por algum motivo não estão.

Da mesma forma, se está faltando produtos em uma empresa, significa que ela não está conseguindo dar conta da demanda que os clientes necessitam, fazendo com que eles busquem o produto com o concorrente.

Com o objetivo de equilibrar a produção para não passar por essas duas situações, a Toyota criou o método Kanban na década de 1940, tornando-o parte do Sistema Toyota de Produção. O seu foco era garantir o controle do estoque de materiais para que não faltasse e nem fossem produzidos produtos em excesso.

Atualmente, a metodologia Kanban é utilizada em diferentes áreas, como em equipes de marketing e vendas, prestadores de serviços e desenvolvedores de aplicativos e softwares, funcionando como uma ferramenta de gestão de tarefas.

Onde o Kanban pode ser aplicado?

O sistema Kanban pode ser utilizado em qualquer tipo de projeto, seja ele corporativo (Não importa o nicho ou o setor interno, tanto no escritório, quanto no chão de fábrica ou no setor de vendas), ou até mesmo pessoal.

Quais são os tipos de Kanban?

Da mesma forma que o lean manufacturing, o Kanban não fica limitado a apenas um estilo de atuação ou implementação.

O sistema pode ser adequado à prioridade da sua empresa no momento.

Em resumo, o Kanban é representado por um quadro, chamado de Quadro Kanban. É uma forma eficiente de priorizar e organizar o seu fluxo de trabalho com responsabilidade e transparência.

Você move cada tarefa por diferentes estágios dentro do quadro, da esquerda para a direita, até concluir o trabalho.

A seguir falaremos sobre alguns dos diferentes tipos de Kanban que você pode aplicar:

Kanban de produção

No Kanban para produção, os quadros geralmente são divididos em três etapas: para fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done).

Cada cartão precisa conter as seguintes informações sobre cada tarefa que será desempenhada:

O que é preciso fazer;

O prazo para concluir a tarefa,

O responsável pela atividade.

Você pode utilizar cores para indicar o andamento da tarefa ou o segmento responsável.

Quando se iniciam os trabalhos, os cartões vão seguindo para a etapa posterior, até a conclusão dentro do quadro Kanban.

Quando uma coluna contiver uma vaga em aberto, ela pode receber uma nova tarefa, “puxando” um novo item para a linha de produção.

Kanban de movimentação

A Toyota é um exemplo claro de Kanban de movimentação, afinal, ela é a idealizadora do método.

Vamos imaginar que a fábrica precisasse criar um lote de 200 veículos.

Mas a produção só pode prosseguir a cada vinte carros, com as respectivas fases: montagem, pintura e acabamento.

A velocidade de produção se torna proporcional ao padrão de consumo e ao giro de itens.

Quanto maior o giro e o consumo, maior será a quantidade a ser produzida.

Isso é possível devido aos recursos humanos e financeiros que são utilizados de forma sustentável e responsável.

E-Kanban

É uma adaptação do Kanban para a internet.

Esse sistema permite ter mais agilidade e eficiência na comunicação interna das empresas.

Ele pode ser utilizado em software de gestão empresarial ou em aplicativos e sistemas para tablets e celulares, por exemplo.

Quais os benefícios do Kanban?

Se você ainda não se convenceu de que o Kanban pode aumentar a eficiência do seu setor ou da sua empresa vou te apresentar alguns motivos importantes para utilizá-lo.

Inúmeras empresas já aproveitam as vantagens do Kanban e conseguem um nível alto de produtividade através dele, que se mantém contínuo e com menos falhas.

Evita que os funcionários fiquem ociosos

Ter funcionários ociosos é um grande problema para gestores e empreendedores, pois, além de trazerem prejuízos financeiros, a ociosidade afeta a motivação e o engajamento no trabalho.

Contudo, o uso do método Kanban pode neutralizar o problema.

Como a equipe está sempre de olho no quadro de tarefas e nas ações a serem tomadas, acabam trabalhando mais para que suas responsabilidades sejam concluídas e registradas no quadro dentro do prazo estabelecido.

Reduz o tempo gasto para executar processos

Outro ponto que merece destaque é a diminuição do tempo preciso para concluir uma tarefa. Ao deixar visível para todos da equipe as suas responsabilidades e o prazo, eles produzem mais e mais rápido.

Geralmente é possível perceber que as etapas são finalizadas em um tempo razoável, e boa parte delas é concluída antes mesmo do prazo determinado.

Além do mais, a divisão em três etapas de produção impede que a ordem das ações seja alterada, evitando problemas na produção e diminuição na qualidade final do produto. Dessa forma temos um processo de alta qualidade e, ao mesmo tempo, mais rápido.

É fácil e simples de ser aplicado

Como vimos, o material e a metodologia utilizada no Kanban são bem simples e de fácil aplicação. Com um pequeno investimento, você pode implementá-la e aproveitar todos os benefícios mencionados.

Utilizando referências visuais claras, eliminamos toda a burocracia de um processo produtivo, pois as demandas são identificadas de forma fácil, sem ser preciso analisar relatórios, ofícios e memorandos.

Elimina atividades que não agrega valor à equipe

Quando delimitamos e gerenciamos os processos devidamente, os funcionários se ocupam com o que realmente traz resultados para a empresa.

Isso resulta em eliminação de tarefas e deveres que não contribuem para o sucesso da atividade e representam uma perda de tempo.

Reduz os custos e desperdícios na empresa

Um dos grandes objetivos de qualquer empresa é a redução de custos. Não importa o porte ou segmento de atuação da sua empresa, é natural que você sempre esteja buscando estratégias que diminuam seus gastos operacionais.

Dessa forma, o sistema Kanban pode ser um grande aliado, já que sua aplicação diminui o índice de estoque máximo e limita os gastos que não são necessários ou feitos em momentos ruins para a empresa, principalmente durante a produção de produtos.

Como a metodologia Kanban funciona na prática?

Kanban é um termo de origem japonesa que significa "sinalização" ou "cartão", e faz o uso de cartões (post-its) para identificar e gerenciar o andamento da produção em uma empresa.

O Kanban deixa visível o fluxo previsto de trabalho, com todas as tarefas envolvidas e o trabalho real, e seu objetivo é encontrar possíveis gargalos, e fazer correções para que haja fluidez nas atividades da empresa.

Definição de colunas

Existem três colunas básicas no Kanban: “a fazer”, “fazendo” e “feito”, porém o sistema pode ser organizado de acordo com a sua necessidade.

Então, antes de tudo, é necessário determinar quais são as colunas e o que elas representam no seu fluxo de trabalho.

Abaixo, vou apresentar uma definição sobre as três principais colunas, mas fique sabendo que existem várias outras que podem ser utilizadas no quadro.

Conforme falamos, isso depende do seu fluxo de trabalho.

Uma coluna muito utilizada no Kanban (geralmente a primeira, à esquerda) é a de backlog, com tarefas que precisam ser realizadas, porém não são urgentes, ou que deverão ser feitas apenas no futuro, ou mesmo que precisem de aprovação.

Outra coluna muito utilizada é a de aprovação do que foi realizado internamente. Geralmente, é posicionada logo após a coluna “To Do”.

To do: tarefas a serem feitas

Geralmente é uma das primeiras colunas à esquerda e possui os cartões de tarefas que devem ser feitos a seguir. Essa divisão costuma ser chamada de Backlog, e precisa ser gerida de forma estratégica de acordo com o trabalho.

Então, quando uma tarefa sai da coluna seguinte (Doing), o primeiro cartão da coluna To Do toma o seu lugar.

Doing: tarefas sendo executadas

Na coluna Doing estão os cartões que os funcionários estão trabalhando no momento. Por ser um método de entrega contínua, quando um cartão sai, outro entra em seu lugar.

Done: tarefas concluídas

Você pode respirar aliviado quando o cartão chega nessa coluna: a tarefa foi finalizada! O objetivo é trazer todos os cartões para esta coluna o mais rápido possível sem comprometer a qualidade.

Limite de trabalho em progresso

Outro ponto importante no Kanban é saber impor limite no trabalho em progresso, como por exemplo, não iniciar outra tarefa sem primeiro despachar um pedido pronto.

Fazer isso evita atraso nas entregas e manter um bom fluxo de trabalho.

O objetivo é sempre entregar as atividades com qualidade máxima e evitar gargalos entre as etapas.