Estratégias para melhorar a produtividade

O gerenciamento de tempo é de extrema importância atualmente. O fato é que cada pessoa tem sua rotina e seu modo de se organizar. Não existe um modo “correto” ou “melhor” de gerenciar o tempo e organizar as tarefas, mas sim aquele que faz sentido para você e que funciona na sua rotina. Então, como o estudo da gestão de tempo pode ajudar?

Se pararmos para pensar na produtividade diária, podemos analisar se estamos sendo efetivos ou não. Você já parou para pensar em algum momento que 24 horas não foram suficientes no seu dia? Ou mesmo questionou como adicionar algo novo à sua rotina? Saiba que, apesar de não existir a “melhor” maneira de se organizar, conhecer técnicas de gestão de tempo pode ajudar a melhorar os processos que você usa, ou até mesmo adicionar outras ferramentas que podem te auxiliar.

Técnicas e métodos

Sem mais delongas, neste artigo, você vai encontrar técnicas e dicas que me ajudam no dia a dia. Você poderá pensar em novas ferramentas para te auxiliar e até mesmo rever o que está fazendo e descobrir falhas ou novas formas de trabalhar.

Pomodoro

A Técnica de Pomodoro consiste em dividir uma sequência de tempo para se concentrar em cumprir determinada tarefa, com pausas de descanso. Foi desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. Ele usou um cronômetro de cozinha que apitava no final da programação para marcar o tempo em que focava em seus estudos. Este tinha o formato de um tomate, daí vem o nome “Pomodoro”, que significa tomate em italiano.

O modo mais conhecido consiste em 4 tempos, ou seja, 4 Pomodoros de 25 minutos com pausas de 5 minutos entre eles e de 15 a 30 minutos no final. Vale dizer que isso pode ser adaptado, tanto aumentando o tempo para se concentrar quanto o tempo das pausas.

Não só isso, outra proposta é criar uma lista de tarefas e estimar o tempo que cada uma delas pode levar. Dessa forma, você poderá planejar quantos ciclos de Pomodoro vai precisar realizar e quebrar uma tarefa difícil em várias partes, evitando o risco de desgaste que pode fazer com que a tarefa seja adiada.

Existe um ramo da neurociência que estuda o comportamento biológico em relação a como nós estudamos ou realizamos as tarefas diárias. Esses métodos foram desenvolvidos pensando em como lidar com coisas inevitáveis, como esquecimento, procrastinação e distrações.

Veja que, nesse método, buscamos uma pausa para fazer algo que gostamos, como assistir a vídeos nas redes sociais, comer alguma coisa, relaxar e respirar, ou mesmo andar um pouco para sair do lugar. Com isso, você faz uma “negociação” com seu cérebro e quebra as tarefas complicadas ou desgastantes em pedaços mais leves. São inúmeras as vantagens, e a implementação é fácil.

Dica de aplicativos:

Você pode usar um cronômetro simples, como o que tem em seu celular ou computador, mas existem aplicativos criados para isso.

• Forest (https://www.forestapp.cc/), que possui aplicativo para celulares e extensão para navegadores. Além de ter a opção de bloquear o uso do aparelho, evitando distrações, você pode plantar árvores de verdade, por meio da parceria do aplicativo com a organização Trees For The Future (https://trees.org/).

Acessem os links e saibam mais sobre essa técnica:

• Técnica Pomodoro: estude com essa e outras técnicas: https://sae.digital/tecnica-pomodoro/#:~:text=A
• Técnica Pomodoro: saiba como gerenciar seu tempo e ser mais produtivo: https://www.napratica.org.br/pomodoro/#:~:text=O

Getting Things Done (GTD)

Essa metodologia foi elaborada para organizar tarefas, prioridades e programar as atividades do dia. Criada por David Allen, o método GTD busca reduzir o estresse e a ansiedade, ao mesmo tempo que torna a produtividade efetiva.

Capturar: A frase de David Allen, “Sua mente é para ter ideias, não para guardá-las”, nos diz muito sobre o primeiro passo. Deixar as ideias e afazeres na cabeça ou deixar para pensar depois pode causar imprevistos e esquecimentos. Com isso, a sobrecarga de descobrir algo que deveria ter sido feito ou que você perdeu o prazo são inevitáveis.

Inbox (Caixa de entrada)

• Libere todas as informações, anote em um caderno ou ferramenta. Sempre que surgir algo, anote em um espaço único, que podemos chamar, por exemplo, de “Caixa de entrada”.

Esclarecer: Nesse momento, podemos decidir o que fazer com cada tarefa. Se elas não merecerem atenção, livre-se delas arquivando ou jogando fora.

Trash (Lixo)

• Por mais estranho que pareça, ao anotar e refletir a respeito, você pode encontrar coisas que são para um futuro distante ou mesmo desnecessárias. Como sugestão, deixe essas tarefas no “Lixo”.

Organizar: Agora, podemos organizar todas as tarefas pertinentes em categorias e prioridades. Dessa forma, vamos separá-las em espaços que visam analisar os prazos, verificar se as tarefas podem ser delegadas, se são urgentes, se precisam ser divididas ou mesmo se podem ser realizadas juntas.

Due Now (Fazer agora)

• Se deve ser feito agora, uma atividade urgente que só pode ser feita por você, direcione para “Fazer agora”.

Awaiting (Fazer depois)

• Se a atividade demandar tempo, se pode ser delegada ou mesmo não for urgente, podemos deixá-la anotada em “Fazer Depois”. Vale dizer que a atividade pode ser grande, como um projeto que será dividido em outros pedaços e precisará ser repensado. Nessa lista, também incluímos esses projetos.

Calendar (Calendário)

• Finalmente, é essencial que as atividades com prazos definidos sejam organizadas separadamente. Essas podem abranger tarefas urgentes ou até mesmo futuras. No entanto, ao categorizá-las como atividades com prazo no “calendário”, facilitamos a visualização e garantimos que recebam a atenção adequada.

Refletir: Talvez você não saiba qual é a próxima ação ou por onde começar. Neste momento, esta etapa pode capacitá-lo a escolher algo que você tenha tempo e energia para fazer imediatamente.

Analise se você captou tudo o que precisava, se as atividades estão alinhadas com suas prioridades e vão trazer resultados. Faça isso regularmente e procure maneiras de aprimorar seu sistema, se necessário.

Engajar: Concentre-se nas tarefas e busque finalizar as tarefas estipuladas. Nessa etapa, tudo deve estar de acordo e fazer sentido para alcançar o seu objetivo. Portanto, concentre-se sem interrupções em concluir as tarefas da lista.

Procure pelo livro:

Acredito que não existe fonte melhor de pesquisa do que o próprio livro, também vale a pena procurar por vídeos de resumo e sobre a experiências das pessoas que usam.

• Nome do livro em português: A arte de fazer acontecer: O método GTD - Getting Things Done: Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse
• Nome do livro em inglês (original): Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

Kanban

Você conhece alguém que já encheu a mesa de post-its com as tarefas que tem que realizar? Às vezes, até você está incluso nisso. Não tem como negar que um cartão colorido na tela do seu computador não vai ser ignorado, e isso funciona muito bem.

Por isso, o Kanban, que significa “sinalização” ou “cartão”, está aí para organizar esses cartões (post-its) de modo inteligente e prático. Basicamente, o Kanban pode ser usado para indicar e acompanhar o andamento das atividades, seja da vida pessoal, profissional ou mesmo suas tarefas da faculdade. Você pode usá-lo fisicamente ou por meio de ferramentas online, que, entre nós, possibilita a mobilidade e conferência de qualquer lugar, sendo mais vantajoso que os post-its físicos.

De forma simples. Em um quadro, você pode criar colunas com os seguintes nomes: “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”. Por ser intuitivo, você já deve imaginar como funciona. As tarefas ficam esperando na primeira coluna. Assim que são iniciadas, você pode focar nas tarefas que estão em progresso até finalizá-las e passá-las para a última coluna.

Por ser um sistema visual, fica fácil olhar e saber o que deve ser feito e se está dentro do prazo. Além disso, é possível entender o progresso e, posteriormente, revisar tudo o que foi feito.

Agenda

Parece óbvio, mas talvez não pensamos em como melhorar o uso ou nem usamos o calendário para inserir os eventos e tarefas. Se tivermos algo com prazo para realizar, por que não colocar como uma tarefa e adicionar lembretes diários, ou próximo da data de entrega? Às vezes nem exploramos essas opções, mas saiba que isso pode salvar o dia a dia.

Continue cuidando do seu tempo

Um planejamento eficaz envolve a definição clara de objetivos e metas, com uma compreensão precisa das tarefas que devem ser priorizadas. Além disso, é crucial considerar as estimativas de tempo, ou seja, quanto tempo uma tarefa específica pode necessitar para ser concluída.

Se necessário, faça reajustes e adaptações. Os planos podem mudar, assim como os prazos. Aprendi que imprevistos vão acontecer e, mesmo que, como o nome sugere, não possamos prevê-los, podemos minimizá-los.

Tenha cuidado com o excesso de ferramentas e métodos, pois eles podem acabar atrapalhando em vez de ajudar. Lembre-se de que a melhor técnica é aquela que faz sentido para você e funciona efetivamente.

Compreenda que a procrastinação e as distrações não vão desaparecer, não existe uma fórmula mágica para isso. Acredito que, em vez de tentar eliminá-las, é ideal aprender a gerenciá-las para não prejudicarem as tarefas que você deseja realizar.